TBXONE menyederhanakan dan mempercepat kerja sama antara Supplier dan Lottemart.

Lottemart, Sebuah operasi retail global, nomor satu di asia yang berbasis di Korea Selatan. Membuka Outlet pertamanya, Toko Gangbyeon di Guui-dong, Gwangjin-gu di kota seoul pada April Tahun 1998.

Lottemart adalah bagian dari konglomerat Lotte. Di Indonesia, pada bulan Oktober tahun 2008 Lottemart mengakuisisi PT. Makro Indonesia dari grup retail belanda yang mengendalikan 19 toko di seluruh Indonesia, dan merencanakan lebih dari 75 toko pada tahun 2018. Saat ini,Lotte menggunakan tiga format retail—supermarket,hypermartket dan wholesale: Masing-masing 2,10 dan 27 toko.

Saat ini Lottemart adalah pemegang retail-Wholesale nomor satu di Indonesia. Sebuah system baru B2B dengan rasa dan penampilan yang sama untuk semua pengguna (www.newb2b.lottemart.co.id), telah sukses didistribusikan pada akhir November tahun 2013 oleh PT. Terbit Financial Technology (TFT).

Studi Kasus

Lottemart menggunakan 3 format retail— supermarket,hypermarkets dan wholesale—membeli lebih dari 5000 supplier di Indonesia—dari mikro ke kecil, medium, besar dan perusahaan global 500 perusahaan seperti Unilever, Nestle, Proctor and Gamble, Danone, Friesland Campina dan masih banyak lagi. Supplier mengirimkan bahan segar,belanjaan kering, minuman, furniture, kosmetik, elektronik dan semua produk yang anda dapat lihat di supermarket dan hypermarket.

Sebelum menerapkan sistem TBXSRC,supplier menerima purchase order mereka secara online,menerima surat jalan di gudang mereka dan invoice Lottemart untuk pembayaran. Dalam kasus kesalahan dalam faktur, supplier membuat janji dengan kategori pembeli mereka untuk mengatasinya. Lotte Mart mengirimkan lebih dari 180.000 pesanan pembelian per bulan, menerima lebih dari 140.000 faktur, dan ratusan ribu dokumen pendukung – sejalan dengan pertumbuhan Lotte Mart yang cepat di Indonesia.

Banjir dokumen ini membawa tekanan pada semua departemen untuk menanggungnya, dan khusus untuk bagian mercandise, Receiving dan Accounts payable dalam perselisihan. Tekanan dan hasilnya backlog di lambatnya pembayaran dan supplier non-pengiriman, mengurangi on-rak-ketersediaan (OSA), dan dengan demikian hilangnya pendapatan.

Pada November tahun 2015 manajemen top Lottemart, dipimpin oleh CFO dan CEO, menugaskan PT Terbit inFormation Technology (TFT) untuk mengimplementasikan semua proses kolaborasi supply chain yang manual berubah menjadi secara online. Proses berikut ini dipindahkan ke implementasi secara online :

• Order-to-Pay (OTP)
• Dispute settlement on invoices
• Returns and credit notes
• Providing remittance advices and KPI reports
• Collaborative Key Performance Indicators (KPI’s)

Untuk membuat suatu keberhasilan,TFT ditugaskan untuk melatih ribuan supplier dengan system yang baru. TFT telah menggunakan sebuah pelatihan terbaik dan terbukti metodologi manajemen perubahan : Terbit Rapid Adoption Program atau TRAP.

Tantangan lainnnya adalah untuk mengimplementasikan LotteMart B2B platform dalam jangka 1 bulan!

Implementasi

Kami menerapkan platform teknologi TBXONE untuk mencapai semua tujuan, mengintegrasikan proses back-office LotteMart dengan TBXONE.

Proses yang diberikan kepada supplier adalah:

• Purchase Orders (PO)
• Receiving Advices (RA)
• Pro-forma invoices
• Invoices (Barcoded)
• Dispute settlement on quantity and pricing
• Remittance Advices and Invoice Information (remittance notes)
• Return information (RRL and RCS)
• Credit notes (CN)

Figure 1. Proses Integration LotteMart Back-office pada TBXONE.

1. Divisi Cost control dan merchandise memproses di SAP MIDAS
2. Invoice control memproses pada SAP FICO
3. Pergudangan memproses pada SAP SD

Figure2. Supplier bekerja sama secara Online dengan Lottemart melalui TBXONE

• Supplier menetapkan kuantitas dengan departemen penerima masing-masing melalui penerima dokumen receiving advices (RA) . Dalam perdebatan, kedua belah pihak dapat melacak dan menelusuri informasi yang didebatkan melalui semua versi dokumen.
• Supplier menyelesaikan harga dengan departemen pengadaan menggunakan pro-forma invoice (PFI). Dalam perdebatan kedua belah pihak dapat melacak dan menelusuri informasi yang didebatkan melalui semua versi dokumen.
• Apakah perselisihan diselesaikan atau sebaliknya, pembayaran dokumen dihasilkan untuk supplier. Dokumen ini bisa digunakan sebagai Invoice dan harus dikirimkan ke Lottemart untuk proses lebih lanjut.
• Di Indonesia, suppliers harus hadir dan meng scan copyan barcoded invoice dan sebuah copyan dari e-tax (QR coded) invoice untuk LotteMart sebagai sebuah dokumen audit final.
• Setelah Invoice Control menerima dua buah dokumen wajib,proses transaksi di bukukan untuk pembayaran.
• Manajemen proses di tiap departemen diimplementasikan dalam jangka waktu 24 jam. Laporan KPI dikirimkan perhari kepada User Lottemart yang berwenang dan para supervisor mereka.

Semua invoice telah menggunakan 3-D barcode scanners untuk mempercepat penghandlingan dokumen.

Apa yang sudah LotteMart Indonesia capai dalam menerapkan solusi TBXONE SRC?

• Efisiensi di seluruh departemen sepanjang proses order- to-payment.
• Mempercepat perselisihan pembayaran, dari 10 sampai 20 hari ke maksimum 2 hari!
• Memungkinkan setelah 6 bulan lebih dari 70% – 99% saat ini – dari supplier menggunakan sistem
• Meningkatkan service level, yang setara dengan meningkatnya pendapatan
• Menjadi retail yang paling disukai dan paling tangkas di Indonesia
• Memberikan visibilitas seluruh proses kolaboratif
• Peningkatan modal kerja secara keseluruhan

Spesifikasi Implemetasi :

• Platform: TBXSRC
• Model bisnis: SaaS, software-as-a-service dengan dukungan penuh levels 1, 2, 3
• Integration: SFTP dengan global merchandise dan SAP FICO
• GO-LIVE: dalam 1 bulan , dengan stabilisasi selama 2 bulan.
• Users: lebih dari 9,000 users untuk sekarang dan masih berkembang
• E-documents: lebih dari 700 ribu perbulan.

Manfaatnya masih dapat dirasakan! LotteMart Indonesia terus mendukung supplier dalam meningkatkan modal kerja mereka sehingga mereka dapat tumbuh seiring dengan pelanggan mereka. Lihatlah studi kasus: Bagaimana Pembayaran Awal kepada supplier mempercepat pertumbuhan LotteMart Indonesia. Manfaat apa yang supplier dapatkan menggunakan TBXONE: lihat studi kasus: Supplier manfaat menggunakan TBXONE SRC.